Google ドキュメント: 上手に使うためのヒント

Google ドキュメントは、誰でもアクセスでき、非常に使いやすいというメリットを持つサービスです。基本的なように見えても、生産性を高めるための非常に実用的な機能が多数提供されています。ここでは、毎日の時間を節約するために役立つヒントをいくつか紹介します。

Google ドキュメントは、人気のあるオンライン文書処理プラットフォームです。ユーザーのニーズの高いOAサービスを無料で提供します。ソフトウェア スイートを購入する (またはほぼ合法的に回復する) 必要はもうありません。マウンテン ビューの会社は、クラウド統合と共同作業のためのツールを追加して、これらすべてをワンプレートで提供します。

しかし、私たちの多くは Google ドキュメントでできることの表面を探求しているだけであり、機能という点で見かけよりもはるかに深いことを認めなければなりません。このため、Google ドキュメントの使用を最適化し、生産性を向上させるためのいくつかのヒントを一緒に見つけていきます。始めるには、次のことを行う必要がありますGoogle アカウントにサインインする。

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複数のメンバーでドキュメントを編集する場合、内容を直接変更または削除したり、修正すべき点に気づいたときにコメントを追加したりできます。しかし、このような状況では、非常に実用的だがあまり知られていない機能、提案モードがあります。これを有効にするには、右上にある青い共有ボタンの下にある鉛筆アイコンをクリックするだけです。次に、編集 (デフォルト)、提案 (ここで興味のあるもの)、表示 (ドキュメントの外観をよりよく理解するため) から選択できます。

提案を使用すると、行われたすべての変更が、以前のコンテンツを削除することなく、別の色のテキストに統合されます。従業員はボタンをクリックするだけで、変更を検証するかどうかを決定できます。共同作業に欠かせないオプションです。そして注文とともにCtrl + Alt + OまたはCtrl + Alt + Uまたはに行くことで「ツール」>「提案された変更を確認」を選択すると、検証または拒否するための提案にリダイレクトされます。

複数人で Google ドキュメントの作業をしている場合のもう 1 つの非常に実用的な機能は、コメント内で 1 人以上のユーザーに「タグ付け」して注意を引くことができます (そのユーザーは通知を受け取ります)。これを行うには、文書の目的の領域を選択し、コメントの追加ボタンを押して、「@ + 関係者の電子メール アドレス」と入力するだけです。電子メールを送信するよりも実用的で、コメントが表示されることを期待するよりも信頼性が高くなります。

Google ドキュメントはドキュメントのバックアップを多数作成し、長期にわたって複数のバージョンを維持します。したがって、それ以降に行われた変更を承認していない場合、またはコンテンツが削除されている場合は、ドキュメントを X 時間または X 日前の状態に復元できます。

これを行うには、次の場所にアクセスする必要がありますファイル < バージョン履歴 > バージョン履歴を表示またはキーボード ショートカットを使用しますCtrl + Alt + Shift + H。この手法を使用すると、誰がドキュメントにどのような変更を加えたかを確認することもできます。

少しずつCtrl + Maj + Sまたはに行くことでツール < 音声入力では、テキストを入力する代わりに口述入力することができます。フランス語では、音声認識の点ではすべてが完璧ではありません。自分が話した内容と大きく異なる文章にならないように、話すときは明確に表現するように注意してください。特定の状況では役立つこともありますが、現時点ではこの機能にあまり多くを求めるべきではありません。完全に活用するには、より詳細な研究が必要です。

Google ドキュメントのテンプレートはどこにありますか?

白紙の不安、インスピレーションの欠如、それとも時間を節約したいという単純な欲求ですか?新しいドキュメントを作成するときに、モデルから。 Google ドキュメントでは、ドキュメントを作成するための基礎として使用できるテンプレートを多数提供しています。履歴書、ニュースレター、パンフレット、料理レシピ、会議メモ、プロジェクト提案書、セールスレターなど、さまざまな種類のコンテンツ用にいくつかあります。

Google ドキュメントでは、インターフェイスから直接画像を編集することもできます。基本的なものですが、サイズの変更、切り抜き、サイズ変更、境界線の追加、向きの変更など、非常に実用的なオプションを利用できます。画像をクリックしてから、画像オプションメニュー バーには、他のオプションが表示されます。

たとえば、新しい色を選択したり、透明度、コントラスト、明るさを調整したりできます。 Photoshop でのより詳細なアクションを置き換えるには十分ではありませんが、ペイントや Windows エディターを開く必要があった小さな修正には適しています。

Google ドキュメントでは、特定のコンテンツをすばやく見つけるためにドキュメント内にブックマークを追加できます。これを行うには、メニューに移動するだけです挿入そして選択してくださいシグネット。青いブックマーク シンボルが目的の場所に表示されます。リンクを追加すると、スクロールしたりキーワード検索を実行したりせずに、ドキュメントの一部をすばやく見つけることもできます。

Google ドキュメントのスペルと文法チェッカーは、タイプミスを見つけるのに役立つ場合があります。しかし、彼が理解していない完全に正しい単語に赤の下線を引くのは、どれほど恥ずかしいことでしょう。この馴染みのない単語を彼に何度も繰り返すことがわかっている場合は、それを辞書に追加して、彼がそれを間違っていると考えないようにすることができます。問題の単語を選択した後に右クリックし、辞書に「X」を追加、それだけです。

定期的に使用する、特にキーボード上の理由で書くのが難しい文字や単語を素早く入力するための非常に実用的なオプションです。また会いましょうツール < 環境設定セクションに移動します自動交換。

デフォルトでは、事前にプログラムされたショートカットがすでに見つかっています。たとえば、(c) を入力すると © を取得できます。左の列に交換する、入力する内容を示します。右側のものではパー、最初の列の文字を置き換える内容を入力します。

心配する必要はありません。すべては Google ドキュメント上で直接行われるため、新しいフォントを自分でダウンロードしてインストールする必要はありません。サービスのデフォルトでは、わかりやすくするためと、豊富な可能性を持つユーザーを失わないようにするために、選択肢はかなり制限されています。

ただし、使用中のフォントをクリックすると、オプションが含まれるメニューが開きます。その他のフォント。クリックすると、数十のフォントから選択するだけです。ソフトウェアが興味を持ちそうな提案のみを提供するように、フィルターを使用して並べ替えることを躊躇しないでください。

同じ間違いを何度か繰り返したことがありますか (単語の大文字の欠落、固有名のスペルの間違いなど)、文書全体に目を通し、すべての間違いを探したくありませんか?パニックにならないでください。Google ドキュメントの時間を大幅に節約できるツールがあります。

に行く版それから検索して置換する(または Ctrl + H コマンドを直接使用します)。ボックスに入力してください研究する修正したい用語をボックスに入力します次で置換新しく修正された用語。大文字と小文字を区別するかどうかを決定することもできます。ソフトウェアは必要な用語をすべて検索し、それらをすべて一度に変更できます。

外部ソースからコピーしたコンテンツを貼り付けて、ドキュメントの残りの部分と溶け込んだことはありますか?それを選択して次へ進みます書式設定 > 書式設定の削除。テキストは文書の残りの部分と同じ形式になります。また、テキストを貼り付けるときに次のことができることにも注意してください。Ctrl + Maj + V元の書式を使用せずに貼り付けるには、Ctrl + V の代わりに使用します。

フォーマットに関連する別のシナリオとその他のツール。希望する書式設定のテキスト領域をクリックし、メニューの下、スペル チェッカーとズームの間のバーにあるペイント ローラー アイコンをクリックします。次に、別の形式のテキストの別の部分をクリックすると、最初の領域の形式に自動的に切り替わります。

GDocs は、Mountain View 社のメモ作成アプリケーションである Google Keep との統合も提供します。ドキュメントから離れることなく、付箋などのテキストを Google Keep に書き込むことができます。これは、コメント セクションを使用したり、ドキュメントや別のドキュメントに直接書き込んだり、自分にメールを送信したりするよりも実用的です。 Keep を開くには、右側のパネルの Google カレンダー アイコンのすぐ下にある黄色の電球アイコンをクリックします。

Google ドキュメントでサポートされているもう 1 つの機能は Web 検索です。ブラウザでタブを開いてテキストを選択し、コマンドを入力する必要はありません。Ctrl + Alt + Shift + Iまたは右クリックして選択しますエクスプローラー「X」。次に、右側に列が開き、Web、画像、ドライブのカテゴリの Google 検索結果が表示されます。ドキュメントをコピーして別のタブの検索バーに貼り付けるよりも、時間を少し節約できます。

Google ドライブは、大量のファイルを作成し始めるとすぐに混乱してしまいます。特に、ドライブ、ドキュメント、さらには Gmail 経由で共有されたすべてのドキュメントも同じインターフェースで見つけることができるからです。つまり、すべてがキャッチオールになってしまい、必要なときに必要なものを見つけるのが困難になります。整理するには、フォルダー システムを使用することをお勧めします。

作成するには、ボタンをクリックしてくださいヌーボードライブのホームページで、関係書類。次に、それに名前を付けて、このテーマに関連するすべてのファイルをその中に移動できます。これを行うには、ファイルを右クリックして選択しますに移動します。ドキュメントがすでに開いている場合は、上部 (タイトルと「追跡を有効にする」スターの右側) にあるフォルダー アイコンをクリックし、正しいディレクトリを選択します。

Microsoft Office などの他のオフィス ソリューションとは異なり、Google ドキュメントを使用するにはインターネット ブラウザが必要です。しかし、必ずしもつながりがあるとは限りません。ドキュメント内で、次の場所に移動します。「ファイル」>「オフラインで利用可能にする」。これはインターネットにアクセスしなくても開いて編集でき、接続が再び利用可能になるとすぐに変更がクラウドに保存されます。

すべてのドキュメントでデフォルトで有効にするには、Google ドキュメントのホームページにアクセスします。左上にある 3 本の水平バーで示されたメニュー アイコンをクリックし、[設定] に移動します。その後、オフラインでアクティブ化することを選択できます。

Google ドキュメントを最大限に使いこなすために知っておくべきヒントを次に示します。他にもご存知の場合は、コメント欄でお気軽に共有してください。